Geschäftsordnung des Basement e.V.

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Inhalt

Präambel
§1 Geschäftsordnung
§2 Mitgliedsbeiträge
§3 Teammitgliedschaft
§4 Vorstand
§5 Befugnisse des Vorstandes
§6 Vorstandssitzung
§7 Kassenprüfende
§8 Weitere Verantwortliche
§9 Forum
§10 Sokos
§11 Mitgliederversammlungen
§12 Abstimmungen
§13 Diskussionen
§14 Vermietung
§15 Leitung von Reisen
§16 Inkrafttreten

Präambel
Die nachfolgende Geschäftsordnung regelt die Arbeits- und Verfahrensweisen des Basement e.V..
Die aufgeführten Regelungen und Erklärungen stellen eine Ergänzung zur Satzung des Basement e.V. dar und sind somit im Kontext dieser zu betrachten.

§1 Geschäftsordnung
Die Geschäftsordnung kann jederzeit durch Beschluss des Forums geändert oder aufgehoben werden.

§2 Mitgliedsbeiträge
Der Jahresbeitrag für Fördermitglieder kann selbst gewählt werden und muss mindestens 95,00€ betragen (Siehe Gründungsprotokoll vom 17.04.2024). Teammitglieder sind von den Mitgliedsbeiträgen befreit.

§3 Teammitgliedschaft
Im Basement-Team wird zwischen Teammitgliedern und aktiven Teammitgliedern unterschieden.
Neue Teammitglieder („Nachwuchs“) steigen als „Teammitglieder“ in den Verein ein. Nach einem Probejahr kann ein Nachwuchsmitglied durch Abstimmung des aktiven Teams in dieses gelangen.
Aktive Teammitglieder, die z.B. aufgrund eines Umzugs nicht mehr regelmäßig in Präsenz an Veranstaltungen des Vereins teilnehmen können, aber dennoch weiterhin die Arbeit des Vereins voranbringen und damit die satzungsgemäßen Pflichten eines Teammitglieds erfüllen, haben die Möglichkeit weiterhin Teil des Teams zu bleiben, verlassen aber das aktive Team.

§4 Vorstand
Der Vorstand dient insbesondere als Filterinstanz für das Forum, indem er Themen für das Forum sammelt, bündelt und filtert. Desweiteren dient er als ausführende Instanz der im Forum gefassten Beschlüsse.
Der Vorstand besteht aus einem Vorstandsmitglied für Finanzen, einem Vorstandsmitglied für Einkauf und einem Vorstandsmitglied für Teambuilding und Mitgliederverwaltung. Die Posten beinhalten insbesondere die folgenden Aufgaben:
Vorstandsmitglied für Finanzen
Das Vorstandsmitglied für Finanzen ist zentral verantwortlich für die Vereinsfinanzen während eines Rechnungsjahres. Es sorgt dafür, dass ausschließlich satzungsgemäße Ausgaben getätigt werden, übernimmt die Verwaltung der finanziellen Ein- und Ausgänge und dokumentiert diese in einer geordneten Form in der Vereinsverwaltung des Vereins.
Dies beinhaltet das Begleichen der Rechnungen des Vereinsalltags (z.B. Nebenkosten, Mieten, Versicherungen, Nutzungsentgelte, etc.), Einziehen der Fördermitgliedsbeiträge, Ausstellen von Spendenbescheinigungen, Abrechnen der Tresen-Kasse und der Reisen, Erstellen des Haushaltsplans, Vorbereiten des Jahresabschlusses, Kalkulieren der Verkaufspreise, ausführliches Aufbereiten der Finanzen für das aktive Team und Aufbereiten der Finanzen für die Öffentlichkeit.
Vorstandsmitglied für Einkauf
Das Vorstandsmitglied für Einkauf ist dafür verantwortlich, Lebensmittel für den Tresenverkauf (Speisen, Getränke, Kiosk-Snacks) und sonstige Veranstaltungen des Vereins und Verbrauchsmaterialien (z.B. Toilettenpapier, Seife, etc.) einzukaufen. Dafür ist es notwendig dauerhaft einen Überblick über den Bestand zu haben, damit es nicht zu Engpässen kommt.
Vorstandsmitglied für Teambuilding und Mitgliederverwaltung
Das Vorstandsmitglied für Teambuilding und Mitgliederverwaltung ist für die Organisation, Planung, Gestaltung und Durchführung regelmäßiger Teambuilding-Aktionen zuständig.
Desweiteren kümmert es sich um jegliche Verwaltungsaufgaben des Mitgliederwesens des Vereins (insb. Mitgliedsanträge), die Einführung der Nachwuchsmitglieder und die Begleitung und Anleitung der Basement-Buddys in ihrer Aufgabe. Es hat einen Überblick über alle Vereinsmitglieder und insbesondere die Aktivität der Teammitglieder und führt Gespräche mit Teammitgliedern, die ihren satzungsgemäßen Pflichten nicht (mehr) nachkommen.
Die Vorstandsmitglieder sind für ihren jeweiligen Aufgabenbereich in koordinativer Position verantwortlich. Einzelne Aufgaben können dementsprechend auch in angemessener Form an andere Teammitglieder delegiert werden. Bei Überschneidungen der Aufgabenbereiche müssen regelmäßige und fortlaufende Absprachen getroffen werden.

§5 Befugnisse des Vorstandes
Folgt.

§6 Vorstandssitzung
Die folgenden Themen werden in jeder Vorstandssitzung abgehandelt:
Feststellung der Beschlussfähigkeit
Annahme der Tagesordnung
Aufstellung der Tagesordnung und Einladung für das kommende Forum (sofern keine weitere Vorstandssitzung vor dem nächsten Forum angesetzt ist)
Die Verantwortlichen für Vermietung und Raumnutzung, Instandhaltung und
Öffentlichkeitsarbeit sind als ständige Gäste in die Vorstandssitzungen einzuladen.

§7 Kassenprüfende
Aus der Mitte des Forums werden ebenfalls für eine Amtszeit von zwei Jahren Kassenprüfende gewählt.
Die Kassenprüfenden prüfen die finanziellen Tätigkeiten des Vorstands und insbesondere des Vorstandmitglieds für Finanzen. Bei der Kassenprüfung nehmen sie Einsicht in alle finanziellen Dokumente des Vereins, wofür alle steuerlichen und rechtlichen Dokumente vollständig vorliegen müssen.
Die Kassenprüfenden überprüfen die Kasse. Sie kontrollieren, ob alle Ausgaben und Einnahmen dem Haushaltsplan entsprechen und, ob sie korrekt aufgeführt sind. Die Bilanz muss mit dem Jahresabschluss übereinstimmen. Desweiteren kontrollieren sie, ob alle Vermögenswertgegenstände korrekt in den Büchern aufgeführt sind und, ob alle Mitgliedsbeiträge, Spenden und Rückerstattungen ordentlich gezahlt und verbucht wurden. Sachspenden müssen gesondert kenntlich gemacht werden.
In der Kassenprüfung wird kontrolliert, ob alle Belege vorhanden sind. In den Buchungen müssen sie korrekt aufgeführt sein.
Die Kassenprüfenden verifizieren, ob der Verein alle Vereinsmittel zweckmäßig, satzungs- und ordnungsgemäß verwendet hat und, ob das Rücklagenkonto noch im Sinne der Gemeinnützigkeit steht. Zudem kontrollieren sie, ob alle finanziellen Beschlüsse des Forums und der Mitgliederversammlung durchgesetzt wurden.
Die Kassenprüfenden können kontrollieren, ob die Sicherheitsmaßnahmen ausreichen, um den Verein vor fremdem Zugriff auf die Vereinsfinanzen zu schützen.

§8 Weitere Verantwortliche
Aus der Mitte des Forums werden ebenfalls für eine Amtszeit von zwei Jahren weitere Verantwortliche für Vermietung und Raumnutzung, Instandhaltung und Öffentlichkeitsarbeit gewählt. Die Posten beinhalten insbesondere die folgenden Aufgaben:
Vermietung und Raumnutzung
Der*die Verantwortliche für Vermietung und Raumnutzung bearbeitet Mietanfragen und koordiniert, dass keine Überschneidungen in der Raumnutzung vorliegen. Bei Mietanfragen wird überprüft, ob diese mit den Nutzungsbedingungen konform ist und die laufende Vereinsarbeit nicht unverhältnismäßig einschränkt. In einem persönlichen Gespräch mit der Mietpartei wird der Wert der Räumlichkeiten für das Team und die Arbeit des Vereins verdeutlicht und eingeschätzt, ob die Räumlichkeiten von der Mietpartei angemessen geschätzt und behandelt werden.
Instandhaltung
Der*die Verantwortliche für Instandhaltung sorgt dafür, in den Räumlichen des Vereins den Ist-Zustand beizubehalten. Er*sie soll die Räumlichkeiten regelmäßig, nach Möglichkeit alle ein bis zwei Wochen besuchen, um Mängel zu erkennen und seiner*ihrer Aufgabe nachkommen zu können.
Öffentlichkeitsarbeit
Der*die Verantwortliche für Öffentlichkeitsarbeit ist für die Informationsverbreitung über die Social-Media-Kanäle (Instagram, Facebook, TikTok, etc.) des Vereins zuständig. Er*sie verfasst die öffentlichkeitswirksamen Nachrichten, aktualisiert die Webseite regelmäßig, gestaltet Flyer und sorgt dafür, dass diese verteilt werden, und ist für jegliche Form der Werbung verantwortlich.
Wird dies vom Forum für sinnvoll erachtet, können einzelne Posten auch doppelt besetzt werden.
Die weiteren Verantwortlichen sind für ihren jeweiligen Aufgabenbereich in koordinativer Position verantwortlich. Einzelne Aufgaben können dementsprechend auch in angemessener Form an andere Teammitglieder delegiert werden.

§9 Forum
Zu Beginn jedes Forums werden die folgenden Aufgabenbereiche im Team verteilt: Rednerliste führen, Protokoll schreiben und durch die Tagesordnung führen.
Die folgenden Themen werden in jedem Forum abgehandelt:
Feststellung der Beschlussfähigkeit
Annahme der Tagesordnung
Annahme des Protokolls des vorangegangenen Forums

§10 Sokos
Sokos sind Arbeitsgruppen, die im Forum aus dessen Mitte gegründet und besetzt werden, um Projekte außerhalb des Forums zu planen und gegebenenfalls durchzuführen.
Jedes Teammitglied hat das Recht einer Soko bei Gründung oder im Nachhinein beizutreten.
Wenn das von der Soko geplante Projekt finanzielle Ausgaben beinhaltet, wird im Forum ein Budget festgelegt, welches nicht überschritten werden darf. Sollte das Budget nicht ausreichen, wird im nächsten Forum entschieden, ob das Budget erhöht wird.
Alle Ausgaben werden im Vorhinein mit dem Vorstandsmitglied für Finanzen abgestimmt.
Jede Soko hat das Recht ihr Projekt eigenständig zu gestalten.
Sokos haben die Pflicht ihr Vorgehen in angemessener Form schriftlich zu dokumentieren (je nach Projekt z.B. Fotos mit WhatsApp-Nachrichten oder ein ausführliches Protokoll).
Sokos müssen die im Forum geäußerten Wünsche, Stimmungsbilder und evtl. Abstimmungen zu ihrem Projekt berücksichtigen.

§11 Mitgliederversammlungen
Die folgenden Themen werden in jeder Mitgliederversammlung abgehandelt:
Feststellung der Beschlussfähigkeit
Annahme der Tagesordnung
Entgegennahme des Jahresberichts

§12 Abstimmungen
Die folgenden Abstimmungsregeln gelten in allen Gruppen und Organen des Vereins (Vorstand, Sokos, Forum, Mitgliederversammlung).
Für eine Änderung an Bestehendem werden mindestens 2/3 der Stimmen benötigt. Es handelt sich um eine Änderung, wenn etwas durch eine Abstimmung Entschiedenes besteht, was abgewandelt oder ersetzt werden soll. Bei allen anderen Abstimmungen ist eine einfache Mehrheit ausreichend.
„Entweder-Oder-Abstimmungen“ sind nicht zulässig, es sei denn die abzustimmenden Optionen schließen sich gegenseitig aus.
Jede Stimme zählt gleich. Es zählen nur die Stimmen dafür und dagegen. Enthaltene Stimmen werden aus der Wertung genommen.
Wird von mindestens einem Teammitglied eine geheime Abstimmung gefordert, muss die Abstimmung geheim durchgeführt werden.
Es werden nach Möglichkeit Entscheidungsvorlagen eingereicht, die entweder angenommen oder abgelehnt werden.

§13 Diskussionen
Vor größeren Themen legt das Forum eine Zeit fest, die für das Thema aufgewendet werden soll. Wenn es nach Ablauf der Zeit noch kein Ergebnis gibt, wird abgestimmt, ob weiter diskutiert oder das Thema vertagt wird. Entscheidet sich das Forum dafür ein Thema zu vertagen, wird vereinbart, wann das Thema weiterbearbeitet wird.

§14 Vermietung
Der Verein kann nach eigenem Ermessen seine Räumlichkeiten und sein Material vermieten.

§15 Leitung von Reisen
In die Planung und Gestaltung von Reisen werden alle interessierten Teammitglieder einbezogen, die an der Reise teilnehmen.
Die Leitung und Durchführung der Reisen obliegt hingegen einem für jede Reise neu zusammengestellten Leitungsteam. Teil dieses Leitungsteams können alle volljährigen Teammitglieder mit einer gültigen JuLeiCa sein, die an der Reise teilnehmen und sich angemessen in die Planung und Durchführung der Reise einbringen wollen und können.

§16 Inkrafttreten
Die vorliegende Geschäftsordnung tritt durch Abstimmung des Forums am 18.12.2024 in Kraft.